Die IST Situation:

Gerade in einer Rechtsanwalts- oder Notariatskanzlei, werden typischerweise große Mengen an Schriftstücken elektronisch verarbeitet, neu erstellt, kopiert/gescannt, jedenfalls aber auch aufgehoben/abgelegt. Von Fremddokumenten ganz zu Schweigen. Der einheitliche Wunsch aller ist: Der gesamte Aktenbestand einer Kanzlei soll in Zukunft möglichst digital geführt werden, alle eingehenden Dokumente sollen gescannt und digital verwaltet werden.

Wie sieht es infrastrukturell aus: Usuell wird in Kanzleien ein lokales Netzwerk eingerichtet - es ist primär zum Drucken auf einen Druckerpool und zum gemeinsamen Speichern von Daten in der Verwaltungssoftware eingerichtet. Die Datenablage erfolgt teils am Server und teils auf den Arbeitsstationen, da viele Büros noch nicht optimal vernetzt sind. Auf dem Server ist oft ein Datensicherungsprogramm eingerichtet, das von einer Angestellten - nur sporadisch - ausgeführt wird. An den Arbeitsstationen wird meist überhaupt keine Datensicherung durchgeführt.

Der Büroalltag einer Kanzlei ist geprägt vom Umgang mit personenbezogenen und fast ausnahmslos „heiklen“ Daten, die jedenfalls einen besonderen Schutz bedürfen. Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten findet man dabei nicht nur im Datenschutzgesetz (DSG) sondern auch in der Rechtsanwaltsordnung (u.a. § 9 Abs 2 RAO/Verschwiegenheit) und im Strafgesetzbuch.

Die Lösung:

Mit IDS Online Backup haben Rechtsanwälte und Notare eine wartungsfreie und hochsichere Lösung zur Sicherung Ihrer Datenbestände, von allen vorhandenen Servern und Arbeitsstationen. Die IDS Online Backup Software wird auf dem Server und allen Arbeitsstationen installiert die gesichert werden sollen. Die Sicherung geschieht automatisch zu voreingestellten Zeitpunkten, z.B. jede Nacht. IDS Online Backup sichert auch die Daten der Datenbank(en) in der Verwaltungssoftware oder den Exchange Server.

Die Daten werden verschlüsselt über das Internet in unser Rechenzentrum übertragen und verschlüsselt gespeichert. Somit ist sichergestellt, dass keine unbefugte Person in den Besitz der Daten gelangen kann. Den Schlüssel zum Entschlüsseln der Daten kennt nur der jeweilige Rechtsanwalt oder Notar.

Bei Datenverlust (Brand-, Wasser-, Diebstahl- oder Hardwareschaden) können die Daten jederzeit, selbstständig und ohne großem Aufwand, durch „Zurückspielen“ wiederhergestellt werden.

Fazit:

Die Anschaffung von Backuphardware für jede Arbeitsstation die nicht im Netzwerk migriert ist, entfällt. Der personelle Aufwand für die Datensicherung des Servers und auch die anschließende Lagerung des Bandes im Safe entfällt. Die Archivierung der digitalen Aktenbestände ist somit in besonders hohem Maße gewährleistet.

Für alle Berufsgruppen und EDV-Nutzer gilt:
Kommt es zum Missbrauch von personenbezogenen Daten im Unternehmen, so birgt dies auch dann enorme Risiken für den Unternehmer, wenn dieser nicht selbst für den rechtswidrigen Umgang mit den personenbezogenen Daten verantwortlich ist! Grundsätzlich kann sich jeder nach den datenschutzrechtlichen Strafnormen strafbar machen, der einen Tatbestand verwirklicht. Sämtliche genannten ordnungs- und strafrechtlichen Konsequenzen hätten zudem nicht nur die direkt handelnden, also den DSG Verstoß „ausführenden“ Mitarbeiter selbst zu befürchten, sondern nach dem StGB auch deren jeweils vertretungsberechtigten Organe, also die Geschäftsleitung selbst.
Die Risiken sind neben Negativberichterstattung und Imageverlust, Kundenunzufriedenheit, Vertrauensverlust und nicht zuletzt unabschätzbare Kosten durch Rechtsstreitigkeiten. Damit lohnt sich die Anschaffung eines funktionierenden Datenschutzsystems, wie IDS-Backup es bietet, bereits aus eigenem unternehmerischen Interesse heraus, noch dazu bei geringem Kostenaufwand.

IDS Backup SICHERHEIT

Die IST Situation:

Bauunternehmen erbringen ihre Leistungen im Hoch- und Tiefbau sowie andere Bauleistungen. Als Bauleistung versteht man die Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerke. Ingenieurbüros erbringen neben der Beratung, die Verfassung von Plänen, Berechnungen und Studien, die Durchführung von Untersuchungen, Überprüfungen und Messungen, die Ausarbeitung von Projekten, die Überwachung der Ausführung von Projekten und noch vieles mehr.

Eine Gemeinsamkeit gibt es bei der Betrachtung der EDV-Anforderungen und den damit verbundenen Sicherheitsvorkehrungen. Beide Berufsgruppen haben sowohl im „geschützteren“ Bürobereich, wie auch vor Ort, auf Baustellen z.B. in mobilen Bürocontainern, EDV-Strukturen, die nicht selten auch vernetzt sind.

Üblicherweise hat jeder Mitarbeiter hat einen Arbeitsplatz mit PC der über einen Zugang zum internen Netzwerk verfügt. Das Netzwerk verfügt über zwei Server, wobei der eine Server zum Speichern der CAD-Zeichnungen und der andere über eine Exchange Datenbank für Termine, Kontakte und Mails verfügt. Zusätzlich findet man häufig Notebooks für Kundenbesuche. Eine auserwählte Gruppe an Mitarbeitern hat zusätzlich einen mobilen Arbeitsplatz mit teilweise UMTS oder DSL VPN-Zugang zum internen Firmennetzwerk.

Die angefertigten CAD-Zeichnungen und Berechnungen sowie gesetzlich relevante Daten müssen im elektronischen Urkundenarchiv  gespeichert werden. Aber was ist mit der gesamten Bürokommunikation, den Mails, der Buchhaltung oder den Kontaktdaten die ebenfalls über Jahre aufbewahrt werden müssen und was ist mit Plänen oder Zeichnungen die noch kein fertiges Dokument darstellen, also in Arbeit sind? Bisher wurden diese Dokumente auf dem Fileserver in einem Archivbereich aufbewahrt. Eine Datensicherung wurde von einem Mitarbeiter meist nur ab und zu durchgeführt. Egal ob Bandsicherung oder externe Festplatte. 

Die Lösung:

Mit IDS Online Backup haben Planer und Baumeister eine vollautomatische, wartungsfreie und hochsichere Lösung zur Sicherung Ihrer Datenbestände von allen eingesetzten Servern und Arbeitsstationen. Nicht selten wurden Bürocontainer auf Baustellen aufgebrochen und die PC's samt Daten gestohlen. Da Bauingenieure häufig Ergänzungen und Änderungen an den CAD-Zeichnungen und Berechnungen vor Ort vornehmen, diese aber nur lokal speichern, gehen diese Daten bei einem Diebstahl unwiederbringlich verloren. Nicht mit IDS Online Backup. Die IDS Online Backup Software wird auf allen Servern und Arbeitsstationen installiert, die gesichert werden sollen. Die Sicherung geschieht automatisch zu voreingestellten Zeitpunkten, z.B. jede Nacht. Planverfasser können Dokumente zusätzlich gezielt in kurzen Abständen sichern. IDS Online Backup sichert auch die Daten der Datenbank(en) in der jeweiligen Verwaltungssoftware oder den Exchange Server. Die Daten werden verschlüsselt über das Internet in das Rechenzentrum übertragen und verschlüsselt gespeichert. Somit ist sichergestellt, dass keine unbefugte Person in den Besitz der Daten gelangen kann. Den Schlüssel zum Entschlüsseln der Daten kennt nur der jeweilige Steuerberater oder Buchhalter. Bei Datenverlust (Brand-, Wasser-, Diebstahl-, Hardwareschaden oder was immer auch) stellen Sie ganz einfach und rasch, mittels der IDS Online Backup Software, Ihre Daten wieder her, indem Sie diese aus „Ihrem“ Speicherbereich in unserem Rechenzentrum abrufen und „zurückspielen“.

Fazit:

Sie müssen sich auf niemanden mehr verlassen und auch keine externen Festplatten oder Bänder wechseln. Der personelle Aufwand für die Datensicherung des Servers entfällt ebenso wie die nicht zu geringen Materialkosten. Und: Sie erfüllen die gesetzlichen Richtlinien zur Lagerung von Kundendaten.

Für alle Berufsgruppen und EDV-Nutzer gilt:
Kommt es zum Missbrauch von personenbezogenen Daten im Unternehmen, so birgt dies auch dann enorme Risiken für den Unternehmer, wenn dieser nicht selbst für den rechtswidrigen Umgang mit den personenbezogenen Daten verantwortlich ist! Grundsätzlich kann sich jeder nach den datenschutzrechtlichen Strafnormen strafbar machen, der einen Tatbestand verwirklicht. Sämtliche genannten ordnungs- und strafrechtlichen Konsequenzen hätten zudem nicht nur die direkt handelnden, also den DSG Verstoß „ausführenden“ Mitarbeiter selbst zu befürchten, sondern nach dem StGB auch deren jeweils vertretungsberechtigten Organe, also die Geschäftsleitung selbst.
Die Risiken sind neben Negativberichterstattung und Imageverlust, Kundenunzufriedenheit, Vertrauensverlust und nicht zuletzt unabschätzbare Kosten durch Rechtsstreitigkeiten. Damit lohnt sich die Anschaffung eines funktionierenden Datenschutzsystems, wie IDS-Backup es bietet, bereits aus eigenem unternehmerischen Interesse heraus, noch dazu bei geringem Kostenaufwand.

IDS Backup SICHERHEIT

Die IST Situation:

Steuerberater erbringen nach dem Steuerberatungsgesetz (StBerG) die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen. Dem Steuerberater werden hierzu von seinen Klienten naturgemäß hochschützenswerte Daten zur Verarbeitung anvertraut. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, aber auch Buchhalter, unterliegen eigenen berufsrechtlichen Regelungen, die auch den Schutz personenbezogener Daten bewirken. Das Datenschutzgesetz (DSG) regelt das Verhältnis zu anderen Vorschriften, die den Schutz personenbezogener Daten und insbesondere die gesetzlichen Geheimhaltungspflichten und Berufsgeheimnisse betreffen. Darin wird diesen Vorschriften entweder Vorrang oder gleichrangige Geltung eingeräumt. Das DSG betrachtet die berufsrechtlichen Geheimhaltungspflichten (so z.B. die Verschwiegenheitspflichten der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater) somit als eine spezielle, zusätzliche Schutzebene.

EDV-seitig findet das Thema Datenschutz hinsichtlich der sicheren Aufbewahrung und Archivierung oft noch zu wenig Beachtung. In den Kanzleien sind lokale Netzwerke, die primär zum gemeinsamen Speichern von Daten in der Verwaltungssoftware und zum Drucken auf einen gemeinsamen Druckerpool, eingerichtet. Die Mitarbeiter haben Ihre Daten teils auf dem Server und teils auf den Arbeitsstationen abgelegt. Auf dem Server sind oftmals Datensicherungs-Softwaren eingerichtet, die jedoch von den Angestellten erfahrungsgemäß nicht regelmäßig oder falsch bedient werden. An den Arbeitsstationen wird zumeist überhaupt keine Datensicherung durchgeführt. Das Sichern von Daten auf eine externe Festplatte, die dann im Büro liegt hat mit Datensicherheit wenig zu tun!

Die Lösung:

Mit IDS Online Backup haben Wirtschaftstreuhänder, Steuerberater und Buchhalter eine vollautomatische, wartungsfreie und hochsichere Lösung zur Sicherung Ihrer Datenbestände von allen büroseitig eingesetzten Servern und Arbeitsstationen.

Die IDS Online Backup Software wird auf dem Server und allen Arbeitsstationen installiert, die gesichert werden sollen. Die Sicherung geschieht automatisch zu voreingestellten Zeitpunkten, z.B. jede Nacht. IDS Online Backup sichert auch die Daten der Datenbank(en) in der jeweiligen Verwaltungssoftware oder den Exchange Server. Die Daten werden verschlüsselt über das Internet in das Rechenzentrum übertragen und verschlüsselt gespeichert. Somit ist sichergestellt, dass keine unbefugte Person in den Besitz der Daten gelangen kann. Den Schlüssel zum Entschlüsseln der Daten kennt nur der jeweilige Steuerberater oder Buchhalter. Bei Datenverlust (Brand-, Wasser-, Diebstahl-, Hardwareschaden oder was immer auch) stellen Sie ganz einfach und rasch, mittels der IDS Online Backup Software, Ihre Daten wieder her, indem Sie diese aus „Ihrem“ Speicherbereich in unserem Rechenzentrum abrufen und „zurückspielen“.

Fazit:

Sie müssen sich auf niemanden mehr verlassen und auch keine externen Festplatten oder Bänder wechseln. Der personelle Aufwand für die Datensicherung des Servers entfällt ebenso wie die nicht zu geringen Materialkosten. Und: Sie erfüllen die gesetzlichen Richtlinien zur Lagerung von Kundendaten.

Für alle Berufsgruppen und EDV-Nutzer gilt:
Kommt es zum Missbrauch von personenbezogenen Daten im Unternehmen, so birgt dies auch dann enorme Risiken für den Unternehmer, wenn dieser nicht selbst für den rechtswidrigen Umgang mit den personenbezogenen Daten verantwortlich ist! Grundsätzlich kann sich jeder nach den datenschutzrechtlichen Strafnormen strafbar machen, der einen Tatbestand verwirklicht. Sämtliche genannten ordnungs- und strafrechtlichen Konsequenzen hätten zudem nicht nur die direkt handelnden, also den DSG Verstoß „ausführenden“ Mitarbeiter selbst zu befürchten, sondern nach dem StGB auch deren jeweils vertretungsberechtigten Organe, also die Geschäftsleitung selbst.
Die Risiken sind neben Negativberichterstattung und Imageverlust, Kundenunzufriedenheit, Vertrauensverlust und nicht zuletzt unabschätzbare Kosten durch Rechtsstreitigkeiten. Damit lohnt sich die Anschaffung eines funktionierenden Datenschutzsystems, wie IDS-Backup es bietet, bereits aus eigenem unternehmerischen Interesse heraus, noch dazu bei geringem Kostenaufwand.

IDS Backup SICHERHEIT

Die IST Situation:

Eine typische Betriebs-EDV-Situation wie wir sie nur zu oft vorfinden: Ein Mittelstandsbetrieb handelt mit Waren oder Dienstleistungen,der Verkauf wird oft über ein Ladengeschäft abgewickelt, die Buchhaltung und der Einkauf befinden sich im gleichen Gebäude.  Im Verkaufsraum steht jedem Mitarbeiter ein PC zur Verkaufsabwicklung zur Verfügung. In der Buchhaltung und dem Einkauf steht jeweils ein PC für alle Mitarbeiter zur Verfügung. Die PC's sind im lokalen Netzwerk migriert und greifen auf den Firmenserver zu. Der Server hat keine Datensicherung, da die Firma die den Server installierte, diese nicht einrichtete weil die Festplatten des Servers gespiegelt sind.

Sämtliche relevante Firmendaten sind in der Buchhaltungssoftware gespeichert. Der Briefverkehr wird auf dem Server gespeichert. E-Mails, Kontakte und Termine liegen in der Exchangedatenbank des Small-Business-Servers. Die eingehenden Faxe werden ebenso in diesem gespeichert und verwaltet.

Der Eigentümer des Unternehmens wähnt sich sicher. Schlimm wird es für die Geschäftsleitung wenn etwas passiert, Daten verloren gehen und noch bitterer wenn die Daten durch Dritte missbräuchlich verwendet werden. 

Zu unterscheiden sind nun Fragen des Datenschutzes einerseits und der Datensicherheit andererseits. Datenschutz zielt gemäß dem Datenschutzgesetz auf die verfassungskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten durch die verantwortliche Stelle ab und damit auf den Schutz des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen. Bei der Datensicherheit geht es um technisch-organisatorische Regelungen des Schutzes von nicht nur personenbezogenen Daten vor dem Zugriff durch nicht autorisierte Personen . Bei der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Datensicherheit notwendige Voraussetzung für einen effektiven Datenschutz durch die verantwortliche Stelle, denn nur derjenige, der tatsächlich in der Lage ist, über den Zugriff auf Datenbestände zu entscheiden (und ihn gegebenenfalls wirksam zu beschränken), kann für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sorgen.

Die Lösung:

Mit IDS Online Backup haben KMU‘s eine wartungsfreie und hochsichere Lösung zur Sicherung Ihrer Unternehmensdaten. Die Daten werden (z.B. in der Nacht) vollautomatisch und verschlüsselt über das Internet in unser Rechenzentrum übertragen und auch verschlüsselt gespeichert. Somit ist sichergestellt, dass keine unbefugte Person in den Besitz der Daten gelangen kann. Den Schlüssel zum Entschlüsseln der Daten hat ausschließlich der Unternehmer! Bei Datenverlust (Brand-, Wasser-, Diebstahl-, Hardwareschaden oder was immer auch) stellen Sie ganz einfach und rasch, mittels der IDS Online Backup Software, Ihre Daten wieder her, indem Sie diese aus „Ihrem“ Speicherbereich in unserem Rechenzentrum abrufen und „zurückspielen“.

Fazit:

Sie müssen sich auf niemanden mehr verlassen, keine Bänder mehr wechseln und keine Bankschließfächer befüllen. Ihre Daten sind vor Manipulation geschützt. Der immense personelle und kostenintensive Aufwand wird ab sofort eingespart.Und: Sie erfüllen die gesetzlichen Richtlinien zur Lagerung von Kundendaten.

Für alle Berufsgruppen und EDV-Nutzer gilt:
Kommt es zum Missbrauch von personenbezogenen Daten im Unternehmen, so birgt dies auch dann enorme Risiken für den Unternehmer, wenn dieser nicht selbst für den rechtswidrigen Umgang mit den personenbezogenen Daten verantwortlich ist! Grundsätzlich kann sich jeder nach den datenschutzrechtlichen Strafnormen strafbar machen, der einen Tatbestand verwirklicht. Sämtliche genannten ordnungs- und strafrechtlichen Konsequenzen hätten zudem nicht nur die direkt handelnden, also den DSG Verstoß „ausführenden“ Mitarbeiter selbst zu befürchten, sondern nach dem StGB auch deren jeweils vertretungsberechtigten Organe, also die Geschäftsleitung selbst.
Die Risiken sind neben Negativberichterstattung und Imageverlust, Kundenunzufriedenheit, Vertrauensverlust und nicht zuletzt unabschätzbare Kosten durch Rechtsstreitigkeiten. Damit lohnt sich die Anschaffung eines funktionierenden Datenschutzsystems, wie IDS-Backup es bietet, bereits aus eigenem unternehmerischen Interesse heraus, noch dazu bei geringem Kostenaufwand.

IDS Backup SICHERHEIT